En este artículo hablaremos sobre los tipos de encuadernación notarial que existen actualmente.
El artículo 73 de la Ley Orgánica Notarial dispone que el escribano es el responsable del guardado de protocolos y de su encuadernación. Asimismo, el artículo 81 establece que, si se encuentran protocolos no encuadernados, se debe notificar al Colegio de Escribanos para proceder a su encuadernación.
Según esta ley, entendemos que la encuadernación notarial es un requisito legal y por eso es muy importante estar informados sobre este tema. Conocer las diferentes técnicas y tipos de encuadernación que existen te ayudará a determinar cuál es la que necesitas.
Conoce los tipos de encuadernación notarial que existen
En primer lugar, debes saber que hay, por lo menos, dos tipos de documentos notariales que requieren encuadernación. Para cada uno, existen diferentes técnicas y pueden variar entre ellos los tipos de encuadernación notarial. Los principales documentos a encuadernar en una notaría son:
- Protocolos. El protocolo notarial es una recopilación que se hace cada año y comprende todas las escrituras realizadas en ese período. También puede incluir otros documentos públicos.
- Pólizas. Las pólizas son documentos mercantiles. Es decir que funcionan como contratos entre partes, en general en el ámbito bancario y/o financiero. Son instrumentos públicos y por eso tienen el mismo valor que las escrituras.
Estos documentos pueden encuadernarse juntos o por separado. Sin embargo, lo más frecuente es que cada uno posea su propia encuadernación. En general, quienes se dedican a la encuadernación ofrecen ambos tipos de encuadernación notarial.
Particularidades de la encuadernación notarial
La encuadernación es un proceso muy importante en lo que respecta a los documentos notariales. Hay que realizarla de manera reglamentaria al principio de cada año, preferentemente durante los meses de enero o febrero.
Hay que tener en cuenta que no es un trabajo para cualquier persona, ya que no es igual que un encuadernado común. Es necesario seguir determinados estándares para no apartarse de lo que dispone la ley ni de lo que indica el reglamento notarial. Por eso, el Colegio de Escribanos recomienda poner atención al contratar estos servicios. Para asegurar que sea alguien que pueda hacerlo bien y cumplir con los plazos acordados.
En el caso del protocolo, debe contener una inscripción en el lomo que contenga los siguientes datos:
- Año del protocolo
- Nombre del Notario
- Residencia del Notario
- Número de matriz de cada tomo (expresado en guarismos, del X al Y)
- Número de orden en la colección (también expresado en guarismos)
Respecto al formato del libro, el ancho de cada tomo del protocolo no tiene que sobrepasar los 20 centímetros de espesor. Aunque se recomienda que, si es posible, no exceda los 16 centímetros. También se recomienda dejar márgenes libres en las páginas, para facilitar la incorporación de notas si llegara a resultar necesario.
Tipos de encuadernación notarial según materiales
Los materiales que han de utilizarse en la encuadernación notarial deben ser materiales resistentes para impedir el deterioro con el paso del tiempo. Los más utilizados son el pergamino y la piel. También es común que, sobre la base de estos materiales, se agreguen algunos otros, como telas o guaflex.
En este sentido, se suelen ofrecer tres tipos de libros básicos:
- Piel de pergamino. Se utilizan pieles de primera calidad, seleccionando las más uniformes para que el acabado sea perfecto.
- Imitación de piel o tela. Se trata de una encuadernación más económica, aunque también es resistente. En general, se puede elegir entre telas o imitaciones de piel de diferentes colores y texturas.
- Libro mixto. Esta encuadernación combina piel de pergamino en el lomo del libro con un material alternativo en los extremos de la tapa y contratapa.
Otro aspecto importante en la encuadernación es que los libros estén bien cosidos, para que sean más fuertes y duraderos. La costura tradicional que se suele utilizar en este tipo de documentos se denomina “diente de perro”. Es el tipo de cosido más resistente para unir hojas sueltas en un bloque completo.
Luego de la costura, la mayoría de los libros atraviesan un proceso de encolado, que consiste en la unión de todas las páginas con un pegamento especial. Una vez que finaliza la encuadernación, los documentos notariales se guardan dentro de una caja de cartón. Esto evita que sufran golpes, se manchen o simplemente se deterioren.
Si necesitas cualquiera de estos tipos de encuadernación notarial, puedes contactar a Marrero Encuadernaciones. Te encontrarás con expertos que te brindarán la mejor atención y el asesoramiento que necesitas.
