El protocolo notarial o archivo notarial es un instrumento de la escritura pública y formal que otorga protección jurídica a los documentos públicos y privados. Da fe de las actuaciones que se llevan a cabo dentro de las notarías del Estado.
Es una de las funciones legales más longevas y emblemáticas de la vida pública. En el siguiente apartado conocerás lo más relevante de este tema. Encontrarás información acerca de la función, efecto jurídico y el proceso de encuadernación del protocolo notarial.
- ¿En qué consiste el protocolo notarial?
El protocolo notarial es una obligación que posee el notario público del Estado. Representa, en términos generales, el archivo del notario. Esta figura jurídica conserva y resguarda los documentos que allí se formalizan. Los protocolos notariales son la expresión jurídica de una profesión escrita que da fe pública de los instrumentos que se otorgan.
En otras palabras, el protocolo notarial es un conjunto ordenado de libros escriturados, foliados, numerados y sellados donde se asientan las matrices autorizadas anualmente por el notario.
En el sentido amplio, se puede decir que constituye todos los documentos o instrumentos públicos y privados que se incorporan registralmente a la notaría cada año. Para su formalización es necesaria su encuadernación en tomos foliados, especialmente con letras o con otras instrucciones previas según amerite el caso.
- La importancia de la protocolización notarial
El valor jurídico que otorga el protocolo notarial en la actualidad es bastante importante. Ya que deja constancia en forma ordenada de las actuaciones por fecha y por población que se legalizan en las notarías. Este libro ordenado en forma cronológica sirve para conocer distintos temas y documentaciones relativos a lo siguiente:
- Alberga particiones de bienes, documentos contractuales, herencias, arrendamientos. Es decir, registro de documentos personales, procesos civiles y trámites administrativos.
- Representa una fuente documental ideal para comprobar la ascendencia y descendencia familiar.
- Constituye una fuente cultural de costumbres, tradiciones y prácticas autóctonas de las regiones.
El protocolo notarial determina la memoria de una sociedad debido a que, a través de estos libros, se deja constancia de características de periodos históricos. Es garantía y seguridad de los trámites y asuntos legales que se llevaron a cabo en determinada época. Dan cuenta, además, de matrimonios, testamentos y hasta inclusive de la moneda imperante del momento.
- Los protocolos generales y especiales
Dentro del derecho notarial existen dos tipos de protocolos bien definidos, el ordinario o general y el especial. El primero de ellos se compone de la apertura y cierre de los libros, así como también de la razón de la sustitución y las notas complementarias.
Mientras que los protocolos especiales conforman los tomos y registros de cotejos y las formalidades consulares y de inmuebles. De igual manera, ambos tipos se integran en libros formados por folios, con sus respectivos apéndices, índice, sellos y rotulados.
- ¿Cuál es la función y efecto jurídico que tiene el protocolo notarial?
La característica principal que debe tener todo protocolo notarial es la exigencia de ser un instrumento abierto. Aquí nos referimos a la conformación de folios, a la numeración progresiva y a la cantidad de libros que lo integran.
Esto quiere decir que los números de libros y sus apéndices pueden ser de conocimiento del público en general. Mientras que la documentación que integra estos tomos solo será de conocimiento del notario y de las partes interesadas. Serán de consulta pública pasados los 100 años, antes de ese tiempo deberán ser resguardados y catalogados como privados.
En cuanto al efecto jurídico del protocolo, podemos decir que este acto le da validez al instrumento, acreditándole así su existencia desde el momento en que pasa a manos del notario de su preferencia.
- Forma de encuadernación del protocolo notarial
La encuadernación del protocolo notarial juega un papel fundamental en el resguardo de los instrumentos que allí se albergan. Según el reglamento notarial este servicio debe realizarse en el primer trimestre de cada año en curso. El material a utilizar preferiblemente es de piel, pergamino o empastado, para mantener su seguridad y durabilidad.
En ámbitos generales, los lomos del protocolo suelen llevar la inscripción del notario a cargo, el número del tomo, el año, la población, el dato de las matrices y el número de orden de la colección y el foliado en letras.
En el mercado existen pocas empresas expertas en encuadernación notarial de foliados y protocolos que presten un servicio de calidad. En Encuadernaciones Marrero nos dedicamos a brindar un servicio de gran valor que tiene como finalidad presentar un trabajo fuerte y duradero. Garantizamos la seguridad y el hermetismo que amerita esta labor.
